Automatisierter 24/7-Gästeempfang

„Mist, wir verspäten uns!“ – für Hotelgäste ist ein Late Check-in immer ein echtes Ärgernis. Für kleine Hotels und Pensionen ist er noch mehr, nämlich eine der größten Herausforderungen überhaupt. Kein Wunder, denn die Besetzung der Rezeption nach Feierabend ist mit hohen Kosten verbunden. Noch schwerer wiegt der Fachkräftemangel: Es gibt immer weniger qualifiziertes Personal, das bereit ist, Gäste in den späten Abend- oder Nachstunden zu begrüßen und den Zugang zu ihren Räumlichkeiten zu ermöglichen. Gleichzeitig möchte der Betreiber seinen Gästen aber jederzeit perfekten Service bieten. Was also tun? Immer wieder hört man von Hoteliers, die aus Verzweiflung die Schlüssel im Blumentopf hinterlegen. Abgesehen von versicherungsrechtlichen Fragen ist diese Lösung alles andere als optimal für den Gast: Wer hat bitte zu später Stunde noch Lust, in den Geranien nach seinem Schlüssel suchen?

Zugegeben, der Blumentopf als Ort der Schlüsselübergabe ist ein Extrembeispiel. Längst ist eine Vielzahl anderer Zugangslösungen verfügbar, um die Zeit zwischen Schließung und Wiedereröffnung der Rezeption zu überbrücken. Diese werden von kleinen Hotels und Pensionen auch eifrig genutzt, werfen ihrerseits aber eine Reihe von Problemen auf. Bluetooth-/NFC-gesteuerte Türschlösser etwa machen eine Native App erforderlich, falls das Schloss nicht mit dem WLAN verbunden ist. Darüber hinaus ist ihr Austausch recht teuer und extra Stauraum für einen kleines Willkommensgeschenk gibt es auch nicht. Intelligente Schließfächer für Schlüssel(karten) wiederum sind auch keine Raumwunder und mitunter kompliziert zu bedienen – vor allem, wenn es um mehrere Gäste und Schlüssel geht. Elektronische Schlüsseldepots schließlich sind zwar die bestmögliche Lösung am Markt, allerdings muss ihre PIN immer wieder manuell aktualisiert werden. Da sie in der Regel nicht mit dem Internet verbunden sind, können sie zudem bei einer Fehlfunktion nicht ferngesteuert werden – Hotel- und Pensionsgäste müssen also im schlimmsten Fall stundenlang warten, bis ein Verantwortlicher das Schließfach für sie öffnet.

Dank kolula müssen sich Gäste und Hoteliers nie wieder mit solchen Problemen herumschlagen. Die smarte Komplettlösung kombiniert wandmontierbare Schlüsselaufbewahrungsstationen mit einer hochinnovativen Web-App, welche die Schlüsselübergabe grundlegend revolutioniert. Der gesamte Ablauf ist ebenso einfach wie effizient: Erfährt der Gast, dass er sich verspätet, kontaktiert er die Rezeption des Hotels oder der Pension, die ihm dann einen Link zur Web-App schickt und zudem den Schlüssel in der Station hinterlegt. Kommt der Gast schließlich in den späten Abendstunden an, muss er nicht mehr nach einer Ansprechperson suchen oder auf diese warten, sondern startet die Web-App, öffnet über sie die Station und entnimmt den Inhalt. Besonders praktisch: Die Stationen lassen sich fernwarten und können in den Offline-Zustand versetzt werden. In diesem Fall kann der Gast sie über ein Zahlen-Display an der Front öffnen – den entsprechenden Freigabecode erhält er selbstverständlich ebenfalls über die kolula Web-App.

Mit seiner Einfachheit und dem intuitivem Handling ist kolula wie geschaffen für Schlüsselübergaben in Hotels und Pensionen. Doch die Web-App kann noch mehr, viel mehr. Nur ein Beispiel: Verspätet eintreffende Hotelgäste sind oftmals erschöpft. Warum ihnen nicht die Möglichkeit geben, über kolula auch gleich das passende Erfrischungsgetränk zu reservieren? Dieses wartet dann bei ihrer Ankunft perfekt temperiert im Kühlschrank auf sie. Oder wie wäre es mit einer richtig schönen Entspannungsmassage am nächsten Tag oder einer Führung in einer lokalen Sehenswürdigkeit? Dem Anwendungsspektrum von kolula sind keine Grenzen gesetzt, alles ist mit wenigen Klicks möglich – von der reinen Schlüsselübergabe über die Reservierung verschiedenster Annehmlichkeiten bis hin zur Online-Buchung von einem oder mehrerer Zimmer.

Wer auf die Rundum-sorglos-Lösung von kolula setzt, macht den ersten Schritt in eine umfassende digitale Servicewelt für seine Gäste. Der anfallende Aufwand ist minimal: Die Web-App sorgt für eine einfache, automatisierte Schlüsselübergabe ohne Personaleinsatz, die Aufbewahrungsstationen lassen sich bequem fernwarten, manuelle PIN-Code-Änderungen sind unnötig – lediglich der Schlüssel oder die Schlüsselkarte muss noch in der Station verbracht werden. Hinzu kommen die zahlreichen Zusatzservices sowie auf Wunsch umfassender Support bei Kommunikation und Branding. Weniger Arbeit, geringere Personalkosten, mehr Absatzmöglichkeiten und rundum zufriedene Gäste – kolula macht’s möglich!